Mission d’assistante
Au sein de la DRH, vous contribuez à la bonne organisation et à l’efficacité du fonctionnement du service et à l’accueil des « clients » internes.

Proposez votre candidature

Responsabilités principales :
· Assure le premier niveau d’accueil et de service RH (téléphone, physique, contacts informels) en interne – salariés, managers, partenaires sociaux, équipes corporate, etc – et des contacts externes ;
analyse les demandes, apporte un premier niveau de réponse et/ou transmet à la personne appropriée.
Contribue à l’organisation administrative du service RH (agenda DRH & RRH, commandes, commandes, suivi des factures, ordre du jour des IRP, classement, organisation des voyages…). Contribue à la préparation et au suivi des réunions.
· Participe à l’avancée des dossiers RH par la recherche d’informations et de tout type appropriées pour les périmètres sous la responsabilité du RRH.
· Assure le relais avec les cabinets d’ Avocats, juristes et direction Juridique et Financière en interne (affaires en cours, provisions)
· Assure la préparation des dossiers d’expatriation, local plus etc en liaison avec les conseillers externes et la responsable Expatriation groupe. Rôle de référent Expatriation (processus, simulations, légal & fiscal …)

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Activités significatives :
• Accueil des clients externes et contacts externes
• Recherche d’informations pertinentes sur questions ou processus RH en cours
• Assure le suivi et la saisie des absences et congés du service dans la base requise sur intranet (pour exploitation directe par le service paie)
• Saisit les commandes du service dans le système P.A.T et suivi
• Assure le suivi des factures et de leur imputation budgétaire
• Assure le suivi et la mise à jour de tableaux de bord, d’indicateurs, de données budgétaires
• Construit les documents, présentations demandées
• Organise les réunions, séminaires.
• Organise les voyages et assure le suivi budget associé
• Gère les stocks de fournitures de bureau

Compétences requises

· Capacité à gérer la diversité : Capacité à traiter de front plusieurs sujets.
· Relationnel : Ouverture, communication proactive, écoute, capacité d’adaptation relationnelle.
· Fiabilité : Engagement professionnel permanent et soutenu est nécessaire pour répondre à l’attente « client » ;
persévérance, opiniâtreté dans la mise en œuvre d’actions (exactitude, délais, sérieux, soin…)
· Sens du service : Capacité à comprendre et à anticiper les besoins des clients internes.
Engagement opérationnel afin de contribuer à la satisfaction des « clients ».
· Adaptabilité : Savoir adapter son comportement, sa façon de faire pour atteindre les résultats escomptés en présence de changements importants,
d’aléas, d’interlocuteurs variés (nationalités, culture, coutumes) ou de gestion de paradoxes.
· Organisation : L’enchaînement d’actions, taches, projets…. nécessitent de planifier, de gérer les temps, de coordonner les séquences
de travail pour éviter, les pertes de temps et les dysfonctionnements.
· Relation à l’information : Communiquer efficacement, par écrit ou et oralement ; capter l’attention de ses interlocuteurs
· Langue(s) étrangère(s) : Anglais
Bureautique : Maîtrise de Microsoft Office (word, excel, powerpoint, outlook)
· Discrétion : Nécessité d’un devoir de réserve, confidentialité que ce soit en interne et ou en externe